“오피스 365 완전정리편: 생활을 바꾸는 디지털 도구, 어떻게 잘 쓸까?”
오피스 365는 왜 중요할까?
오피스 365를 사용하면서 가장 중요한 게 뭘까요? 아니면 꼭 기억해야 할 사항이 어떤 걸까요?
오피스 365가 왜 중요한지 우리 주변에서 어떻게 생활에서 쓰일 수 있는지
그리고 누구에게나 한 번쯤은 읽어보면 유용할 수 있는 정보를 정리해서 전달해 드릴게요
오피스 365를 사용하면서 꼭 기억해야 할 점은?
1. 인터넷 연결은 필요하다.
우리가 구독하면서 사용하는 오피스365는 인터넷 기반으로 사용할 수 있는 서비스입니다.
이건 다른 말로 해보면 전 세계 어디서든 인터넷만 연결된 곳이 있다면 간편하게 사용할 수 있다는 말입니다.
반대로 인터넷이 없는 곳에서는 직접 설치하지 않는 이상 오피스를 사용할 수 없다는 말이기도 합니다.
자 정리를 해보자면!
오피스 365에 있는 기능들 '워드', '엑셀', '파워포인트', '팀즈', '원드라이브 등등 대부분의 기능은
인터넷에 연결된 상태에서 온전하게 작동할 수 있습니다. 그렇기 때문에 위에서 언급했던 것처럼 인터넷 연결은 필요합니다.
이것도 위에서 언급했는데요 인터넷이 연결되어 있지 않더라도 설치만 되어있다면 오프라인에서도 사용할 수 있습니다.
2. 계정 관리 중요!!
오피스 365를 사용하기 위해서는 마이크로소프트 계정이 필요합니다.
계정을 가입한 후에는 아이디와 비밀번호를 입력해서 로그인한 후에 사용하는 방식입니다.
그렇기 때문에 계정 관리 주기적인 비밀번호 변경은 필요합니다.
그 외에 2단계 인증을 추가로 해준다면 더욱더 안전하게 계정을 관리할 수 있습니다.
3. 파일 공유
우리가 주변에서 여러 명이 동시에 작업을 합니다.
근데 누군가는 문서를 확인만 하거나 혹은 동시에 수정 작업도 같이 진행합니다.
우리가 직장인이라면 여러 명이 동시에 작업하는 상황은 빈번하게 발생하니깐요
그렇기 때문에 파일을 공유할 때 권한을 어디까지 허용할 것인가가 중요합니다.
파일을 공유할 때 권한을 무분별하게 주게 되면 연관이 없는 사람이 작업을 삭제시키거나 수정되는 상황이 발생할 수 있기 때문에 이를 막기 위해서라도 "파일 공유 시 권한 설정"을 중요하게 하셔야 합니다.
4. 저장 기능
물론 저장 기능은 다른 프로그램에도 있습니다. 스프레드시트에도 자동 저장 기능이 있지요
오피스 365에서도 자동 저장 기능을 활성화하면 해당 기능을 사용할 수 있습니다.
그렇기 때문에 작업 중인 문서를 통째로 날리는 비극적인 상황은 미리 예방할 수 있습니다.
이건 아마 나중에 한 번 다루지 않을까 싶은 내용이군요
오피스 365를 어떻게 사용할 것인가?
1. 업무, 과제는 더욱더 효율적으로
우리가 서로 협업이 필요한 상태 (조별 과제, 협업)이라면, 더욱더 쉽고 효율적으로 작업을 진행할 수 있습니다.
예시를 간단하게 들어서 A 초등학교에서 1학년 전체 출석률을 확인하려고 하는 상황이 있다고 가정해 보겠습니다.
작업자가 모두 다를 수 있겠지요? 그러면 각자 담당인 학급의 인원들에 대하여 출결 상황을 정리하는 작업을 진행할 것에요
이런 예시를 보면 하나의 문서에서 여러 명이 동시에 작업을 진행하는 상황을 볼 수 있습니다.
그리고 만약 회의가 필요하다면 팀즈로 회의도 같이 진행할 수도 있는걸요
2. 쉽고 빠른 접근
개인 스마트폰 하나만 있다면, 그리고 데이터가 끊기지만 않는다면!
앱을 이용해서 빠르게 접근하고 수정까지 가능합니다.
만약 이동 중인데 빠르게 확인해야 할 문서가 있다면 스마트폰으로 간편하게 접근하여 수정과 확인까지 모두 처리가 가능합니다.
자 그럼 결론은 무엇이냐
"오피스 365는 공부, 협업 등 손쉽고 빠르게 작업을 진행할 수 있는 똑똑한 도구입니다."
앞으로 지속적인 오피스 365 관련 내용을 업데이트할 예정입니다.
필요한 기능이 있으시다면 더욱더 오피스 365를 똑똑하게 활용하실 수 있겠죠?
읽어주셔서 감사합니다.
추가적인 정보가 궁금하시다면 아래 링크를 참고해주세요
