[Notion] 노션 데이터베이스 기초 사용법 (완전 초보 가이드)
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노션 데이터베이스가 어려운 이유부터 실제로 쓰이게 만드는 기초 사용법까지 초보자 눈높이로 설명합니다.
노션을 처음 켜면 대부분 이렇게 생각합니다. “표 같은데… 엑셀인가?”
그래서 많은 사람이 노션 데이터베이스를 ‘표’로 오해합니다.
하지만 노션 데이터베이스는 표가 아닙니다.
👉 정보를 모으고, 연결하고, 자동으로 정리하는 상자입니다.
이 글에서는
데이터베이스가 뭔지, 왜 필요한지, 어떻게 만들어야 실제로 쓰이게 되는지 를 처음부터 순서대로 설명합니다.
노션 데이터베이스란 무엇인가?
한 줄 정의: 노션 데이터베이스 = 정보가 쌓이는 구조 있는 메모통
그렇다면 왜 ‘표’가 아닌가? 엑셀 표는 칸에 숫자·글자만 넣습니다.
노션 데이터베이스는 글, 날짜, 체크, 사람, 파일, 다른 데이터와 연결까지 가능합니다.
즉, "각 줄이 하나의 문서"입니다.
이걸 다시 쉽게 비유하면 카드 상자라고 보시면 됩니다.
카드 한 장 = 데이터 1개, 상자 = 데이터 베이스
데이터베이스를 “실제로 쓰게 만드는 6단계”
여기부터가 진짜 핵심이에요.
많은 사람이 실패하는 이유는 “기능을 많이 넣어서”가 아니라, 첫 설계를 잘못해서입니다.
1단계: “주제”를 하나로 고정하기
데이터베이스는 상자예요. 상자 하나에는 같은 종류만 넣어야 편해요.
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할 일 상자
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독서 기록 상자
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프로젝트 상자
이렇게요.
왜 이렇게 해야 하냐면 섞이면 필터/정렬이 의미가 없어져서 금방 포기합니다.
2단계: 속성(프로퍼티)을 최소로 시작하기 (5개 이하 추천)
초보자 기준 “처음부터” 추천 조합은 이거예요.
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이름(Title) : 자동으로 존재 (데이터 이름)
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상태(Status) : 해야 함 / 하는 중 / 완료
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날짜(Date) : 시작일 또는 마감일
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태그(Multi-select) : 공부/업무/개인 같은 분류
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중요(Checkbox) : 중요하면 체크
왜 5개 이하냐면 속성이 많으면 입력이 귀찮아져서 데이터가 쌓이지 않습니다.
데이터베이스는 “예쁘게 만드는 도구”가 아니라 쌓이는 도구예요.
3단계: 보기(View)를 3개만 만들기 (표/보드/캘린더)
보기는 “내가 정보를 꺼내 보는 방식”입니다.
초보가 가장 빨리 효율을 느끼는 3종 세트는 아래예요.
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표(Table): 전체 목록 확인
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보드(Board): 상태별로 옮기기(칸반)
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캘린더(Calendar): 날짜 기준으로 보기
왜 3개냐면 보기만 바꿔도 “정리가 자동으로 되는 느낌”을 바로 얻기 때문입니다.
4단계: 필터(Filter)로 “오늘만 보기” 만들기
필터는 말 그대로 “조건에 맞는 것만 보여주는 문”이에요.
예를 들어 이런 식으로 만들면 체감이 확 옵니다.
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상태가 “완료”가 아닌 것만 보기
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날짜가 “오늘”인 것만 보기
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중요 체크된 것만 보기
왜 필터가 중요하냐면 데이터가 많아질수록 “검색”보다 “필터”가 훨씬 빨라요.
5단계: 정렬(Sort)로 우선순위를 자동화하기
정렬은 “위에 뜨는 순서”를 결정합니다.
예를 들어 이런 정렬은 실사용에서 강력해요.
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중요(체크됨) → 위로
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날짜(빠른 순) → 위로
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상태(해야 함 먼저)
왜 정렬이 필요하냐면 사람은 매번 우선순위를 생각하기 귀찮아서 포기하거든요.
정렬이 그 고민을 대신해 줍니다.
6단계: 템플릿(Template)으로 입력을 ‘한 번에’ 끝내기
템플릿은 “새 카드 만들 때 자동으로 들어가는 기본 양식”입니다.
예: “공부 기록” 템플릿을 만들면 버튼 한 번으로 아래가 자동 생성돼요.
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오늘 공부한 내용(제목)
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핵심 요약 3줄
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틀린 문제
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내일 할 일
왜 템플릿이 중요하냐면 입력이 쉬워져야 데이터가 쌓이고, 쌓여야 데이터베이스가 의미가 생깁니다.
- 노션 데이터베이스는 언제 써야 하나요?
핵심 요약: 같은 종류의 기록이 반복되면 데이터베이스를 써야 합니다.
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단계별 설명: 한 번 쓰고 끝나는 메모는 페이지로 충분합니다. 하지만 매일 생기는 정보는 시간이 지나면 찾기 어려워집니다. 그래서 “쌓일 것”은 처음부터 상자(데이터베이스)에 넣는 게 편합니다.
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예시: 할 일, 독서 목록, 공부 기록, 프로젝트 업무 같은 것들이 대표적입니다. 특히 날짜나 상태가 있는 정보는 데이터베이스가 잘 맞습니다.
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오류·주의: 메모 하나 적으려고 DB부터 만들면 오히려 귀찮아집니다. “반복되는지”를 먼저 확인해야 합니다.
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확장 팁: 기준 질문은 이거예요. “이 정보는 다음 주에도 또 생길까?” 그러면 DB가 맞습니다.
- 데이터베이스와 페이지는 뭐가 달라요?
핵심 요약: 페이지는 한 장의 글이고, 데이터베이스는 많은 페이지를 관리하는 상자입니다.
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단계별 설명: 페이지는 내용을 길게 쓰는 데 강합니다. 데이터베이스는 정보를 모아 “찾고, 분류하고, 우선순위를 정하는” 데 강합니다. 그래서 목적이 다릅니다.
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예시: 회의록 한 편은 페이지가 편합니다. 하지만 회의록이 100개가 되면 회의록 DB가 필요합니다.
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오류·주의: 페이지를 폴더처럼만 쌓으면 나중에 어디 있는지 기억이 안 납니다. 검색만 믿으면 시간이 갈수록 불편해집니다.
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확장 팁: “많아질 것”은 DB, “길게 쓸 것”은 페이지라고 생각하면 쉬워집니다.
- 표 보기(Table)만 쓰면 데이터베이스를 제대로 쓰는 건가요?
핵심 요약: 표 보기는 시작일 뿐이고, ‘보기’의 힘은 다른 보기에서 터집니다.
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단계별 설명: 노션 DB는 같은 데이터를 여러 방식으로 보여줍니다. 표는 전체 목록을 보기에 좋습니다. 하지만 관리 느낌은 보드/캘린더에서 더 강하게 옵니다.
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예시: 할 일 DB를 표로 보면 목록만 보입니다. 보드로 보면 “해야 함/하는 중/완료”로 이동하며 진행이 눈에 보입니다.
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오류·주의: 표만 고집하면 “엑셀 같네” 하고 끝나서 노션 장점을 못 느낍니다. 보기(View)를 바꾸는 연습이 꼭 필요합니다.
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확장 팁: 초보자 3종 세트는 표+보드+캘린더입니다. 이 3개만 있어도 실사용이 됩니다.
- 속성(프로퍼티)은 정확히 뭐예요?
핵심 요약: 속성은 카드에 붙이는 “라벨(정보 항목)”입니다.
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단계별 설명: 데이터 한 개를 카드라고 생각하면, 속성은 그 카드의 특징을 적는 칸입니다. 날짜, 상태, 태그 같은 것들이 속성입니다. 속성이 있어야 필터와 정렬이 가능합니다.
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예시: “마감일” 속성이 있으면 캘린더로 볼 수 있습니다. “상태” 속성이 있으면 보드에서 칸을 나눌 수 있습니다.
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오류·주의: 속성을 너무 많이 만들면 입력이 귀찮아져서 DB가 비게 됩니다. 비어 있는 DB는 아무 역할도 못 합니다.
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확장 팁: 처음에는 3~5개만 만들고, 실제로 불편할 때만 하나씩 추가하세요.
- 상태(Status) 속성은 왜 그렇게 중요해요?
핵심 요약: 상태는 “지금 뭐부터 해야 하는지”를 자동으로 보여줍니다.
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단계별 설명: 사람은 할 일이 많아지면 머리가 복잡해집니다. 상태를 두면 해야 할 것과 끝난 것을 분리할 수 있습니다. 이 분리만으로도 스트레스가 줄어듭니다.
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예시: 해야 함/하는 중/완료 3단계만 있어도 충분합니다. 보드 보기로 상태별 칸을 만들면 드래그로 이동이 됩니다.
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오류·주의: 상태 단계를 너무 세분화하면 오히려 선택이 귀찮아집니다. 초보자는 단순한 단계가 유지에 유리합니다.
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확장 팁: “대기/보류” 같은 상태는 정말 필요할 때만 추가하세요.
- 태그(Multi-select)는 언제 쓰는 게 좋아요?
핵심 요약: 태그는 “종류가 여러 개인 정보”를 섞어 쓰고 싶을 때 씁니다.
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단계별 설명: 한 DB에 공부/업무/개인 할 일이 섞일 수 있습니다. 이때 태그가 없으면 한 덩어리로 보여서 복잡해집니다. 태그를 두면 필요한 것만 골라 볼 수 있습니다.
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예시: 태그를 “공부/업무/개인”으로 만들어 필터로 공부만 보기 가능합니다. 프로젝트가 여러 개면 프로젝트 이름을 태그로 쓰기도 합니다.
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오류·주의: 태그를 너무 많이 만들면 선택할 때 피곤해집니다. 태그는 ‘자주 쓰는 것’만 남기는 게 좋습니다.
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확장 팁: 태그는 나중에 정리해도 됩니다. 처음엔 3~6개 정도로 시작하세요.
- 필터(Filter)와 정렬(Sort)은 뭐가 달라요?
핵심 요약: 필터는 “보일 것만 고르는 것”, 정렬은 “순서를 정하는 것”입니다.
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단계별 설명: 필터는 조건에 맞는 것만 화면에 남깁니다. 정렬은 화면에 남은 것들의 줄 세우기입니다. 둘을 함께 쓰면 ‘자동 정리’가 됩니다.
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예시: 필터로 “완료 제외”를 걸고, 정렬로 “마감일 빠른 순”을 걸면 당장 할 일이 위에 뜹니다. 중요 체크가 있으면 “중요 먼저” 정렬도 가능합니다.
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오류·주의: 정렬만 하고 필터를 안 하면 완료된 것도 계속 보여서 지저분합니다. 필터 없이 DB를 쓰면 금방 피곤해집니다.
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확장 팁: 가장 강력한 조합은 “완료 제외 필터 + 마감일 정렬”입니다.
- 보기(View)는 왜 여러 개가 필요해요?
핵심 요약: 같은 데이터를 ‘상황에 맞게’ 다르게 봐야 관리가 쉬워집니다.
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단계별 설명: 사람은 항상 같은 방식으로 일하지 않습니다. 오늘은 달력으로 일정이 보고 싶고, 어떤 날은 상태별로 진행이 보고 싶습니다. 보기(View)는 그때그때 필요한 화면을 만들어 줍니다.
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예시: 일정이 많은 주에는 캘린더가 편합니다. 업무가 꼬이는 주에는 보드가 편합니다. 전체 점검할 때는 표가 편합니다.
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오류·주의: 보기를 너무 많이 만들면 오히려 어디서 뭘 보는지 헷갈립니다. 초보자는 3개만으로도 충분합니다.
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확장 팁: “표/보드/캘린더” 3개를 만든 뒤, 불편할 때만 추가하세요.
- 캘린더 보기(Calendar)가 안 뜨는 이유는 뭔가요?
핵심 요약: 날짜(Date) 속성이 없으면 캘린더 보기가 제대로 작동하지 않습니다.
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단계별 설명: 캘린더는 ‘날짜’가 있어야 붙일 곳이 생깁니다. DB에 날짜 속성이 없으면 노션은 어디에 놓아야 할지 모릅니다. 그래서 날짜 속성을 만들고 캘린더에 연결해야 합니다.
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예시: “마감일”이라는 Date 속성을 만들고, 캘린더 보기를 만들 때 그 속성을 선택하면 됩니다. 그다음 카드에 날짜를 넣으면 달력에 뜹니다.
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오류·주의: 텍스트로 “1월 3일”이라고 써도 캘린더는 인식 못 합니다. 반드시 Date 속성으로 입력해야 합니다.
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확장 팁: 날짜가 두 개 필요하면 시작일/마감일을 분리해 만들고, 보기별로 선택해 쓰면 됩니다.
- 보드 보기(Board)는 어떻게 설정하면 좋아요?
핵심 요약: 보드는 “상태(Status) 기준”으로 나누면 제일 쉽습니다.
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단계별 설명: 보드의 핵심은 칸을 나누는 기준입니다. 초보자는 상태가 가장 직관적입니다. 해야 함/하는 중/완료로 나누면 드래그만으로 진행을 관리할 수 있습니다.
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예시: 할 일 DB에서 보드 보기를 만들고 “Group by = 상태”로 설정합니다. 이제 카드를 옮기는 것만으로도 정리가 됩니다.
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오류·주의: 태그 기준으로 그룹을 나누면 한 카드가 여러 태그를 가져서 칸이 복잡해질 수 있습니다. 처음엔 상태 기준이 안정적입니다.
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확장 팁: 프로젝트가 확실히 나뉘면 “프로젝트 속성”으로 그룹을 나누는 보드를 하나 더 만들 수 있습니다.
- 템플릿(Template)은 초보에게 왜 꼭 필요한가요?
핵심 요약: 템플릿은 “입력 피로”를 줄여서 DB를 계속 쓰게 만듭니다.
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단계별 설명: 데이터베이스는 데이터가 쌓여야 의미가 있습니다. 그런데 매번 같은 양식을 반복해서 쓰면 귀찮아집니다. 템플릿은 새 카드 만들 때 기본 내용을 자동으로 넣어줍니다.
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예시: 공부 기록 템플릿에 “오늘 목표/핵심 요약/복습 체크”를 넣어두면, 버튼 한 번으로 매일 기록이 완성됩니다. 업무 템플릿이면 “요청사항/진행/이슈/다음 행동” 같은 칸을 넣을 수 있습니다.
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오류·주의: 템플릿을 너무 화려하게 만들면 작성이 부담돼서 오히려 안 씁니다. 템플릿은 ‘최소 입력’이 목표입니다.
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확장 팁: 템플릿은 한 개로 시작하세요. 계속 쓰면서 부족한 줄을 한 줄씩 추가하면 됩니다.
- 데이터베이스가 ‘안 쓰게 되는’ 가장 흔한 이유는 뭔가요?
핵심 요약: 입력이 귀찮거나, 무엇을 보려고 만든 DB인지 목적이 흐려지기 때문입니다.
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단계별 설명: DB는 만들 때는 신나지만, 쓰는 순간 귀찮아집니다. 그래서 속성이 많거나 규칙이 복잡하면 멈춥니다. 또한 “이 DB의 목적이 뭐였지?”가 되면 열어볼 이유가 사라집니다.
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예시: 할 일 DB를 만들었는데 태그가 30개면 입력하다 지칩니다. 독서 DB인데 책 링크/평점/인용/감상문을 매번 쓰면 부담이 커집니다.
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오류·주의: 디자인을 예쁘게 꾸미는 데만 시간을 쓰면 실제 데이터가 비게 됩니다. DB는 ‘데이터가 채워질 때’ 가치가 생깁니다.
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확장 팁: 목적을 한 문장으로 적어두세요. “이 DB는 오늘 해야 할 일을 빠르게 보기 위한 것”처럼요.
- 데이터베이스 이름(Title)은 왜 꼭 필요한가요?
핵심 요약: 이름은 카드의 정체성을 정해주고, 검색/연결의 기준이 됩니다.
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단계별 설명: 노션 DB의 Title은 특별한 속성입니다. 각 데이터(카드)를 대표하는 값이라서 다양한 보기에서 기준이 됩니다. 또한 관계(Relation)로 연결할 때도 제목이 목록으로 뜹니다.
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예시: “할 일 제목”이 명확하면 보드에서 한눈에 이해됩니다. “책 제목”이 정확하면 관계로 프로젝트에 연결할 때 선택이 쉬워집니다.
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오류·주의: 제목을 “메모”처럼 두리뭉실하게 쓰면 나중에 찾기 어렵습니다. 제목은 “한 줄 요약”처럼 쓰는 게 좋습니다.
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확장 팁: 제목은 동사로 시작하면 관리가 쉬워집니다. 예: “보고서 초안 작성”, “챕터3 복습” 같은 방식입니다.
- 관계(Relation)는 언제부터 쓰는 게 좋아요?
핵심 요약: DB를 1~2개 꾸준히 쓰게 된 다음에 시작하는 게 가장 안전합니다.
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단계별 설명: 관계는 데이터베이스끼리 연결하는 기능입니다. 하지만 초보가 관계부터 시작하면 구조가 복잡해져서 포기하기 쉽습니다. 그래서 먼저 단일 DB를 안정적으로 쓰는 습관이 필요합니다.
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예시: 프로젝트 DB와 할 일 DB를 연결하면, 프로젝트 페이지에서 관련 할 일을 한 번에 볼 수 있습니다. 독서 DB와 공부 DB를 연결하면 “이 책으로 공부한 기록”을 묶을 수 있습니다.
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오류·주의: 관계를 만들기 전에 DB 이름과 목적이 명확하지 않으면 연결이 엉킵니다. 연결은 “정리의 마지막 단계”에 가깝습니다.
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확장 팁: 관계를 시작할 땐 1:다 연결 하나만 해보세요. 프로젝트 1개에 할 일이 여러 개인 구조가 가장 쉽습니다.
- 롤업(Rollup)은 뭐고, 왜 어려운가요?
핵심 요약: 롤업은 “연결된 DB의 값을 가져와 계산하는 기능”이라서 단계가 하나 더 생깁니다.
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단계별 설명: 롤업은 관계가 먼저 있어야 합니다. 관계로 연결한 뒤, 연결된 항목의 속성을 가져오거나 개수를 세는 식입니다. 그래서 초보에게는 ‘관계+계산’이라 어려워 보입니다.
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예시: 프로젝트 DB에서 “연결된 할 일 개수”를 세면 진행량이 보입니다. 완료된 할 일만 세면 “완료 수”를 만들 수 있습니다.
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오류·주의: 롤업을 먼저 배우려고 하면 머리가 복잡해집니다. 관계를 자연스럽게 쓰게 된 다음에 롤업을 배우는 게 빠릅니다.
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확장 팁: 롤업 첫 목표는 “개수 세기”로 잡으세요. 합계/평균보다 훨씬 쉽습니다.
- 필터를 잘 쓰는 핵심 규칙이 있나요?
핵심 요약: 필터는 “내가 지금 보고 싶은 한 가지 상황”만 남기는 게 핵심입니다.
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단계별 설명: 필터는 많을수록 좋은 게 아닙니다. 지금 필요한 조건 1~2개만 남기면 화면이 깔끔해지고 행동이 쉬워집니다. 행동이 쉬워야 DB를 계속 씁니다.
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예시: “완료 제외”는 거의 모든 DB에 유용합니다. “중요 체크만 보기”는 급할 때 쓰기 좋습니다. “오늘 날짜만 보기”는 하루 계획에 좋습니다.
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오류·주의: 필터를 5개 이상 걸면 왜 안 보이는지 헷갈립니다. 초보자는 필터를 단순하게 유지해야 합니다.
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확장 팁: 보기(View)마다 필터 목적을 정하세요. 예: ‘오늘 보기’는 오늘만, ‘전체 보기’는 거의 필터 없이.
- 정렬을 어떻게 잡으면 ‘우선순위’가 자동이 되나요?
핵심 요약: 중요 → 날짜 → 상태 순서로 정렬하면 대부분의 상황에서 잘 맞습니다.
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단계별 설명: 우선순위는 매번 생각하면 피곤합니다. 그래서 정렬로 “위에 뜨는 규칙”을 고정하는 게 좋습니다. 중요 체크가 있으면 가장 위로, 날짜가 빠르면 위로, 해야 할 상태는 위로 올리면 됩니다.
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예시: 첫 정렬은 “중요 체크됨 먼저”로 둡니다. 두 번째 정렬은 “마감일 빠른 순”으로 둡니다. 세 번째는 “완료는 아래”로 두면 화면이 행동 중심이 됩니다.
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오류·주의: 정렬이 없으면 DB가 단순 목록이 돼서 힘이 빠집니다. 반대로 정렬을 너무 복잡하게 하면 이해가 어려워집니다.
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확장 팁: 정렬은 2개까지만으로도 충분합니다. “중요 + 날짜”만 있어도 체감이 큽니다.
- 체크박스(Checkbox)는 어디에 쓰면 좋아요?
심 요약: 체크박스는 “한 번에 판단이 필요한 것”에 붙이면 효과가 큽니다.
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단계별 설명: 체크는 참/거짓이라 빠릅니다. 그래서 중요/긴급/검토 필요 같은 빠른 표시로 좋습니다. 상태처럼 단계가 여러 개인 속성과 역할이 다릅니다.
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예시: “중요” 체크를 만들면 정렬로 위로 올릴 수 있습니다. “검토 필요” 체크를 만들면 필터로 검토만 모아 볼 수 있습니다.
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오류·주의: 체크를 여러 개 만들면 관리가 귀찮아집니다. 체크는 1~2개가 가장 안정적입니다.
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확장 팁: 체크는 “하루에 바로 판단해야 하는 기준”에만 쓰세요. 예: 오늘 꼭 해야 한다면 중요 체크.
- 노션 DB를 공부용으로 만들 때 가장 좋은 구조는 뭔가요?
핵심 요약: 공부 DB는 “날짜 + 과목/단원 + 상태 + 복습”만 있어도 강력합니다.
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단계별 설명: 공부는 기록이 쌓일수록 “복습”이 핵심이 됩니다. 그래서 날짜가 있어야 캘린더로 흐름을 볼 수 있습니다. 상태가 있어야 계획과 완료를 나눌 수 있습니다. 복습 체크가 있어야 다시 볼 것을 찾을 수 있습니다.
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예시: 속성은 “과목(태그), 단원(텍스트), 날짜(Date), 상태(Status), 복습(체크)”를 추천합니다. 보기(View)는 “오늘 공부(필터)”, “캘린더(날짜)”, “상태 보드(진행)” 3개면 충분합니다.
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오류·주의: 처음부터 점수/시간/난이도까지 넣으면 입력이 부담됩니다. 공부 DB는 꾸준함이 전부라서 입력을 최소로 해야 합니다.
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확장 팁: 2주만 써보고 부족한 속성을 추가하세요. “불편함이 생긴 뒤 추가”가 가장 정확합니다.
- 데이터베이스를 진짜 ‘내 것’으로 만드는 가장 빠른 방법은 뭐예요?
핵심 요약: 하나를 만들고, 매일 1분씩만 고치면서 쓰는 게 가장 빠릅니다.
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단계별 설명: 노션은 “공부”보다 “사용”에서 빨리 느는 도구입니다. 처음부터 완벽하게 만들려고 하면 시작을 못 합니다. 그래서 최소 속성으로 시작하고, 쓰다가 불편한 점을 하나씩 고치면 됩니다.
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예시: 첫날은 할 일 DB 만들기만 합니다. 둘째 날은 “완료 제외 필터”를 추가합니다. 셋째 날은 “보드 보기”를 만들고 상태로 분류합니다.
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오류·주의: 한 번에 관계/롤업/수식까지 다 넣으면 포기 확률이 높습니다. 예쁘게만 꾸미고 입력을 안 하면 DB는 빈 껍데기가 됩니다.
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확장 팁: “기록이 쌓이는 느낌”이 들면 그때 확장하세요. 쌓이는 순간부터 노션이 진짜 편해집니다.
오히려 반대예요. 계속 쓰는 사람이 결국 잘 만들게 됩니다. 그래서 오늘 기억할 건 딱 3가지입니다.
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데이터베이스는 상자다 (같은 종류만 넣기)
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속성은 적게 시작해야 한다 (입력이 쉬워야 쌓인다)
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보기/필터/정렬이 자동 정리의 핵심이다 (사람 머리를 대신한다)
이 3개만 잡으면, 노션 데이터베이스는 “어려운 기능”이 아니라 매일 편해지는 도구가 됩니다.
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