워드를 사용하면서 한 번쯤 비슷한 내용을 여러 사람에게 보내는 상황이 있었을 겁니다.
결혼식 초대장을 수백명에게 보내거나 회사 고객들에게 내용을 보내는 등의 일이지요
이때 이름이나 주소만 다를 뿐 내용은 거의 같습니다. 만약 이를 일일이 복사 붙여넣기를 하게 되면 시간이 오래 걸리고 손도 아픕니다.
바로 이런 상황에서 유용한 기능이 바로 워드의 문서 병합(Mail Merge)입니다.
이 기능은 쉽게 말하자면 한 장의 틀(양식)에 여러 사람의 정보를 자동으로 채워주는 기능입니다.
이 글에서 문서 병합에 대해 알아보고 정리해 보도록 하겠습니다.
문서 병합 기본 이해
문서 병합이란 뭘까요?
워드에서 '메일 머지(Mail Merge)'라고 부르는 기능은 대량의 개인화된 문서를 자동으로 생성하는 도구입니다.
하나의 본문 문서(예: 초대장 양식)에 여러 명단 데이터를 연결하면, 이름과 주소 전화번호 등을 각각 자동으로 채워주고 개별 문서가 완성됩니다.
필요한 내용은 워드 문서(본문이 들어간 문서)와 데이터 파일(이름, 주소, 연락처)등이 정리된 표입니다.
그러면 먼저 엑셀에 명단을 작성해주세요
그리고 워드에서 문서 병합을 시작해 주세요
워드를 실행한 다음 [메일 (편지)]탭을 선택합니다.
[메일 병합 시작]을 선택해서 원하는 형식을 선택해 주세요(워드에서 편지 탭을 누르면 됩니다.)
자 그다음에는 받는 사람을 선택해야겠죠
[받는 사람 선택]을 선택해 주세요. 우리는 이미 엑셀로 정리했기 때문에 기존 목록 사용을 클릭하면 됩니다.
그 후에 저장한 엑셀 데이터를 불러와 주세요.
그 다음은 병합 필드를 삽입해주세요
문서에 원하는 위치에 커서를 두고 [병합 필드 삽입]을 클릭한 다음
필드를 선택하고 삽입을 눌러주세요
이런 방식을 활용하면 100명에게 보낼 초대장도 5분 만에 끝낼 수 있습니다.
자 그러면 간단하게 궁금하실만한 내용을 정리해 보도록 하겠습니다.
1. 문서 병합에는 꼭 엑셀이 필요할까요?
> 아닙니다. 워드 안에서 직접 명단을 만들 수 있지만, 엑셀이 훨씬 편리합니다.
2. 엑셀 파일 첫 줄에 제목이 꼭 있어야 하나요?
> 네. 그래야 워드가 어떤 데이터를 불러올지 인식할 수 있습니다.
3. 한글(HWP)에서도 문서 병합이 될까요?
> 한글에서도 유사한 기능이 있지, 워드의 Mail Merge가 더 직관적이고 호환성이 좋습니다.
4. 주소가 길면 잘리는 경우는 어떻게 해야 할까요?
> 엑셀에서 열 너비를 넉넉하게 수정하고 글꼴 크기를 조절하면 해결됩니다.
5. 메일 병합으로 이메일도 보낼 수 있나요?
> 가능합니다. 아웃룩과 연동하면 이메일 자동 발송이 가능합니다.
6. 사진도 병합할 수 있나요?
> 병합은 기본 텍스트 위주지만, 특정 방법을 사용하면 이미지도 불러올 수 있습니다.
7. 폰트나 색상도 자동으로 적용될까요?
> 본문 양식에 적용된 서식이 그대로 적용됩니다.
8. 병합 후 개별 문서만 수정할 수 있을까요?
> 가능합니다. 병합 후 새 문서로 저장하면 개별 파일을 자유롭게 편집할 수 있습니다.
9. 라벨 인쇄 시 줄이 안 맞으면 어떻게 해야 할까요?
> 라벨 용지 규격을 정확히 선택해야 합니다. (Avery 등 표준 라벨 규격 지원)
10. 메일 병합이 오류 없이 잘 되려면 어떻게 준비해야 할까요?
> 엑셀 데이터가 깨끗해야 합니다. 공백이나 잘못된 입력을 미리 정해주세요
워드의 문서 병합 기능은 "시간 절약 + 실수 줄이기 + 전문적인 문서 제작" 세 가지 장점을 동시에 얻을 수 있는 강력한 도구입니다.
특히 반복 작업이 많은 사무 환경이나, 많은 사람들에게 동일한 형식의 문서를 보내야 하는 경우 필수적인 기능이라고 할 수 있습니다.
이 글을 통해 알아본 단계만 익히시면 간단하게 쉽게 따라하실수 있을겁니다.
이 방식을 이용해서 여러분의 개인 업무나 생활에 효율성이 올라갔으면 좋겠습니다.
읽어주셔서 감사합니다. 추가적으로 궁금하신 내용이 있으시다면 하단의 링크를 참고해주세요
PPT 배경음악 넣는 쉬운 방법
https://bit.ly/3HpKvQU
워드 주석(Comment)기능 활용법
https://bit.ly/4oHutlY
엑셀 IFERROR 함수로 오류 처리하는 방법
https://bit.ly/3JBnTxj
